IT 교육 운영 폴더 관리 방안 설계하기
폴더 관리 방안 설계 고민
폴더, 파일을 중복을 최소화하여 업무 효율 향상시킬 수 있을까?
연도별 폴더, 파일의 일관성을 유지할 수 있을까?
폴더, 파일 관리체계를 만들어 연도별 데이터를 적재하게 할 수 있을까?
제안→모집→선발→운영→취업→결과보고→제안 선순환 할 수 있게 폴더, 파일 관리방안을 설계할 수 있을까?
폴더, 파일 관리 방안 설계를 통해 협업 및 의사소통을 효율화 할 수 있을까?
폴더 관리 구조
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폴더 관리 구조는 기업, 평가, 회계, 연도별 프로젝트로 대분류 함
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기업, 회계, 평가 폴더는 각 HR, 회계 직무별 담당자가 책임하여 담당하기로 함
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연도별 프로젝트는 제안, 운영, 취업 파트에서 담당하기로 함
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추후에는 각 폴더별 작성, 수정, 읽기, 지우기 등 권한을 부여하는 방향으로 나아감
기업, 평가 폴더 관리 구조
연도 폴더 관리 구조
폴더 관리
폴더 관리 특징
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실시간 접근 가능성 향상
’연도_주관_과정명_협업, 증빙 파일’을 만들어 직무별로 필요한 서류를 한번에 적재
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업무 프로세스에 맞게 폴더관리 체계 구성
’제안→모집→운영/취업→결과보고→체계’에 맞게 폴더관리 체계 구성
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직무별 활용 폴더를 고려하여 폴더관리 체계 구성
기획/제안, HR, 회계, 운영, 행정, 취업’ 직무에 맞게 폴더관리 체계 구성
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‘파일별 및 폴더관리 규칙 설정’하여 데이터 품질관리를 할 수 있도록 구성
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‘이수자평가, 기관인증평가 자료’와 폴더 위치를 매칭하여 효율적으로 평가를 준비
폴더 관리 규칙
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프로젝트는 연도별 관리
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제안은 별도로 날짜별 관리
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세부 폴더는 폴더 번호로 관리
- 고정 되어있는 폴더번호(하얀색 : 01~09
- 변동사항이 있는 폴더(빨간색) : 11~30
- 정의되어있지 않은 폴더(초록색) : 번호없음
- 기타 폴더번호(하얀) : 99
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정의되어있지 않은 폴더는 각 직무별 담당자와 협의하여 정의해나가야 함
파일 관리
파일명 관리 규칙
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접두사 : 날짜_업무구분_(원제목)
- 업무부분은 세부폴더명으로 함(제안. 모집/홍보, 운영, HRD/행정, 취업, 증빙, 협업)
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접미사 : (원제목)_버전_작성자
- 버전은 V1.0, V1.1로 작성
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슈퍼 접미사 : _F,FF,FFF, 최종으로 진행함
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띄어쓰기보다는 언더바(_) 활용
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다 같이 주고받는 파일명은 원본 명칭을 따를 것
Ex) 220224_제안_직무별 협업을 위한 폴더 관리 제안_V1.2_이정기
참고자료 : https://51293.tistory.com/48
mlp.pisik@gmail.com